Evénements durables

Vous souhaitez organiser un événement ? Bien, mais cela requiert la mobilisation de bon nombre de personnes et de moyens et génère un impact écologique et social. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils et astuces pour organiser votre événement de manière aussi durable que possible.

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Business & Society organise des formations pour organiser des événements plus durables

Table de matières

- Il faut réfléchir avant d'agir ! Une réunion physique est-elle indispensable ?

- Vous décidez d'organiser une réunion:

  1. Mobilité
  2. Lieu
  3. Communication
  4. Restauration
  5. Matériaux
  6. Mesurer et compenser

Il faut réfléchir avant d'agir! Une réunion physique est-elle indispensable?

Peut-être est-il possible d'organiser une téléconférence ou une vidéoconférence? Ainsi, vous éviterez les déplacements, les participants gagneront du temps et l'impact écologique de votre réunion sera fortement réduit. En outre, de nouvelles possibilités s'offrent à vous sur le plan de l'accessibilité. Par le biais de vidéoconférences, les malentendants peuvent, par exemple, faire appel à un interprète.

Lors du choix de la bonne formule, posez-vous les questions suivantes :
Combien y a-t-il de participants ?
Quel est le but de la réunion : formation, présentation, débat, négociation, conclusion d'accords pratiques, réseautage ?
Les participants se connaissent-ils déjà ?
De quel matériel de support avez-vous besoin ? Audio, présentations, vidéo, webcam...

Un mot d'explication quant aux termes suivants :

Téléconférence : une téléconférence est un appel téléphonique au cours duquel l'appelant souhaite que plusieurs interlocuteurs écoutent la partie audio de l'appel.
http://en.wikipedia.org/wiki/Conference_call

Vidéoconférence : une vidéoconférence ou conférence vidéo (également appelée téléconférence vidéo) utilise un ensemble de technologies de télécommunication interactives, permettant à deux ou plusieurs sites d'interagir simultanément par le biais d'un système vidéo à deux sens et de transmissions audio. Ce système est également appelé 'collaboration visuelle' et est un type de groupware ou collecticiel. Les webcams sont des dispositifs populaires, relativement peu coûteux, permettant de générer des flux de données audio et vidéo au moyen d'ordinateurs personnels. Elles sont utilisées pour des appels vidéo.
http://en.wikipedia.org/wiki/Videoconferencing

Webinaire : un webinaire est un néologisme pour décrire un type de conférence en ligne spécifique. Il s'agit d'une liaison à sens unique, de l'orateur vers le public, dont l'interaction est limitée, telle que lors d'une webémission. Un webinar peut être collaboratif et inclure des votes et des sessions de questions & réponses afin de permettre une pleine participation entre le public et le présentateur. Dans certains cas, le présentateur peut parler en utilisant une ligne téléphonique standard, tout en montrant des informations présentées à l'écran. Les participants peuvent répondre en utilisant leurs téléphones, les postes téléphoniques à haut-parleur permettent un plus grand confort et une plus grande commodité. Il existe sur le marché des technologies de conférence web ayant intégré l'utilisation de la technologie audio VoIP, afin de permettre une communication entièrement basée sur le web.
http://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing

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Vous dédidez d'organiser une réunion

Dans ce cas, mieux vaut tenir compte du fait que la mobilité et le lieu généreront le plus grand impact écologique. Cependant, lors de l'organisation d'un événement, vous devez également prêter attention à la communication, à la restauration et au choix des matériaux. Outre l'impact écologique, il convient également de tenir compte des aspects sociaux, tels que la diversité et l'égalité des chances.

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MOBILITE

3 principes vous aideront à prendre les bonnes décisions en termes de mobilité.

  • Le trajet : limitez les déplacements en tenant compte de l'accessibilité du lieu choisi. Minimisez le trajet des participants entre leur domicile, le lieu de l'événement et celui des événements parallèles;
  • L'accessibilité : minimisez l'impact des déplacements
    - À vélo ou à pied > transports en commun > navettes > transport privé
    - Pour les déplacements inférieurs à 500 km, le train offre souvent une alternative intéressante en termes de temps de voyage et de confort par rapport aux voyages en avion qui sont les plus nuisibles pour l'environnement.
  • - Informez les participants quant aux déplacements durables ! Ce n'est qu'ainsi que vous pourrez les encourager à opter pour une mobilité durable. Mettez à leur disposition des petits plans d'itinéraires avec les différentes options de transport. Veillez à prévoir la signalisation. Faites concorder l'horaire de l'événement avec les horaires des transports en commun. Des abris sûrs pour les vélos sont-ils disponibles ? Si vous optez pour les services de navette, faites attention à l'écoscore des véhicules utilisés et adaptez-les à la capacité nécessaire.
  • Compenser l'impact des déplacements
    - La compensation peut se faire par le participant lui-même ou par l'organisateur.
    - Si vous souhaitez compenser vous-même, faites-le savoir clairement et préalablement aux participants, veillez à ce qu'ils puissent indiquer avec précision la distance qu'ils ont parcourue et avec quel moyen de transport.

Informations générales :

Transports en commun :

Vélo :

Plannification des trajets de l'étranger :

Carsharing et covoiturage :

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LIEU

Limitez l'impact écologique du lieu grâce aux conseils suivants. Lors du choix du lieu, tenez compte de l'accessibilité (voyez le chapitre consacré à la mobilité) et de l'empreinte écologique du bâtiment proprement dit. Veillez à ce que la capacité du bâtiment corresponde au nombre de participants attendus et ne gaspillez pas d'énergie en laissant des pièces inoccupées. Tenez compte de l'isolation des bâtiments, des énergies renouvelables, de l'efficacité énergétique des appareils électriques, de l'utilisation de l'eau, de la gestion des déchets et des achats durables. Vérifiez dans tous les cas si un système de gestion environnementale est présent pour la gestion du bâtiment. Aux côtés de ces considérations écologiques, veillez également à ce que le lieu soit accessible aux personnes à mobilité réduite, ainsi qu'aux aveugles et malvoyants. Dès que l'espace est à votre disposition, veillez à l'accessibilité du bâtiment en plaçant une signalisation suffisante et à une consommation efficace de l'énergie sur le plan de l'éclairage et du chauffage, du ramassage des déchets, de l'achat des matériaux et des services.

Systèmes de gestion environnementale

Efficacité énergétique

Labels:

Utilisation de l'eau

Liens achats durables: voir ci-dessous

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COMMUNICATION

En qualité d'organisateur, vous avez la possibilité de communiquer l'événement de manière durable, tout en sensibilisant les participants au développement durable. La sensibilisation commence dès l'invitation et est davantage développée sur place (pendant l'accueil des participants, dans le bâtiment lui-même en termes de déchets, d'eau, d'énergie, de mobilité) et même après l'événement au moyen d'un rapport concernant l'impact social et écologique de l'événement. En ce qui concerne le renforcement de la durabilité de la communication, vous pouvez suivre les directives suivantes :

  1. Sur le plan écologique : numérisez, minimisez la consommation du papier (impression recto-verso, dossier des participants concis), choix du papier (recyclé sans chlore, grammage), choix de l'impression (mesures sociales et écologiques en vigueur dans l'imprimerie sur le plan des encres, des solvants, de la préparation de l'impression, de l'emploi de groupes à risques), évitez les grands aplats de couleur, préférez une impression en noir & blanc à une impression en quadrichromie, évitez le laminage et le vernissage de documents, envoi (choix d'enveloppes, adresses pré-imprimées, colles pour les enveloppes ou les colis), optez pour des gadgets, des matériels promotionnels et des cadeaux publicitaires durables.
  2. Sur le plan social : veillez à ce que votre communication soit accessible aux aveugles et malvoyants et surveillez la diversité, tant parmi les orateurs que parmi le personnel de support. Les envois peuvent être confiés en sous-traitance à des entreprises d'économie sociale.

Communication et marketing durable

Labels diversité

Economie sociale

Accessibilité de la communication

Papier

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RESTAURATION

Le principal impact écologique dans la chaîne alimentaire est généré par l'agriculture. Par conséquent, une restauration durable commence par le bon choix des denrées alimentaires (production bio, locale, saisonnière, commerce équitable). Accordez une attention particulière aux options végétariennes, limitez la viande et évitez les espèces de poissons victimes de surpêche. En outre, tenez également compte des efforts du restaurateur lui-même sur le plan de la consommation d'énergie, de la consommation d'eau, de la gestion des déchets, de la politique d'achat et des mesures sociales en termes d'économie sociale, de formation du personnel.

Générale

Alimentation biologique

Alimentation locale

Fruits et légumes de saison

Viande

Poisson

Fair Trade et commerce durable

Labels diversité

Economie sociale

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MATERIAUX

Il s'agit principalement d'achats durables, auxquels les priorités suivantes s'appliquent : évitez si possible les achats (préférez la location), choisissez un distributeur local et préférez l'économie sociale, vérifiez quelles alternatives durables sont disponibles sur le marché. Lors du choix du matériel, par exemple, pour des stands ou des constructions temporaires, tenez compte de la durabilité des matériaux, de la consommation d'énergie et d'eau, de la gestion des déchets... Essayez d'éviter les gadgets ou veillez à ce qu'ils soient durables et utiles pour les participants. Pour le nettoyage lors de l'événement, des produits d'entretien écologiques peuvent être utilisés.

Achats durables

Labels

Bases de données

Milieuzorg op beursstanden, OVAM, en néerlandais : http://www.ovam.be/jahia/Jahia/pid/860?lang=null

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MESURER ET COMPENSER

Une compensation volontaire du CO2 consiste à calculer et à traduire en valeur monétaire les émissions de gaz à effet de serre, générées par certaines activités, et à investir un montant équivalent dans des projets qui réduisent les émissions de gaz à effet de serre. Tout commence donc par mesurer votre impact écologique : conservez les données relatives à la consommation d'énergie, aux déplacements, au nombre de participants. Sur base de cela, l'empreinte de l'événement sera calculée et compensée. Par ailleurs, les données relatives à la consommation de l'eau, du papier et de l'alimentation peuvent être prises en considération. Ces données peuvent en outre être utilisées pour évaluer l'événement, pour communiquer avec le monde extérieur (en premier lieu avec les participants) et pour déterminer un benchmark.

Offsetting

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