Duurzame events

U wenst een event te organiseren? Dat vergt de mobilisatie van heel wat mensen en middelen en genereert een ecologische en sociale impact. Hier vindt u enkele tips en tricks om uw event zo duurzaam mogelijk te organiseren.

Download hier de fiche

Business & Society organiseert opleidingen om te leren uw events duurzamer te maken

Index

- Bezint eer ge begint! Is een fysieke meeting noodzakelijk
- U beslist een meeting te organiseren

  1. Mobiliteit
  2. Locatie
  3. Communicatie
  4. Catering
  5. Materialen
  6. Meten en compenseren

Bezint eer ge begint! Is een fysieke meeting noodzakelijk?

Misschien kan een conference call of video conference georganiseerd worden? Daarmee vermijdt u verplaatsingen, winnen deelnemers tijd en wordt de ecologische impact van uw meeting sterk gereduceerd. Bovendien dienen zich nieuwe mogelijkheden aan op het vlak van toegankelijkheid. Via video conferences kunnen bijvoorbeeld dove personen gebruik maken van een tolk.

Sta bij de keuze van de juiste formule stil bij volgende vragen:

  • Hoeveel deelnemers zijn er?
  • Wat is het opzet van de meeting: opleiding, presentatie, debat, onderhandeling, praktische afspraken vastleggen, networking?
  • Kennen de deelnemers elkaar reeds?
  • Welk ondersteunend materiaal is noodzakelijk? Audio, presentaties, video, webcam ...

Een woordje uitleg bij volgende termen:

Conference call: A conference call is a telephone call in which the calling party wishes to have more than one called party listen in to the audio portion of the call.
http://en.wikipedia.org/wiki/Conference_call

Video conference: A videoconference or video conference (also known as a videoteleconference) is a set of interactive telecommunication technologies which allow two or more locations to interact via two-way video and audio transmissions simultaneously. It has also been called 'visual collaboration' and is a type of groupware. Webcams are popular, relatively low cost devices which can provide live video and audio streams via personal computers, and can be used for video calls.
http://en.wikipedia.org/wiki/Videoconferencing

Webinar: A webinar is a neologism to describe a specific type of web conference. It is typically one-way, from the speaker to the audience with limited audience interaction, such as in a webcast. A webinar can be collaborative and include polling and question & answer sessions to allow full participation between the audience and the presenter. In some cases, the presenter may speak over a standard telephone line, while pointing out information being presented onscreen, and the audience can respond over their own telephones, speaker phones allowing the greatest comfort and convenience. There are web conferencing technologies on the market that have incorporated the use of VoIP audio technology, to allow for a completely web-based communication.
http://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing

Terug naar index

U beslist een meeting te organiseren

Dan houdt u er best rekening mee dat mobiliteit en de locatie de grootste ecologische impact genereren. Bij de organisatie van een event dient u echter ook aandacht te besteden aan communicatie, catering en de keuze van materialen. Naast de ecologische impact wordt ook rekening gehouden met sociale aspecten zoals diversiteit, kansenbeleid.

Terug naar index

MOBILITEIT

3 principes helpen u op weg om de juiste beslissingen te nemen omtrent mobiliteit.

  • Traject: minimaliseer de verplaastingen door rekening te houden met de bereikbaarheid van de gekozen locatie. Minimaliseer het lokale traject van deelnemers tussen verblijfplaats, locatie van het event en de 'side-events'
  • Bereikbaarheid: minimaliseer de impact van verplaatsingen
    - Te fiets of te voet > openbaar vervoer > shuttles > privé-vervoer
    - Voor verplaatsingen onder de 500 km biedt de trein vaak een haalbaar alternatief qua reistijd en comfort voor vliegtuigreizen die het meest milieubelastend zijn.
    - Informeer deelnemers over duurzame verplaatsingen! Alleen zo kan u hen stimuleren om te opteren voor duurzame mobiliteit. Stel routeplannetjes met diverse transportmogelijkheden beschikbaar. Zorg voor signalisatie. Stem de timing van het event af op de dienstregeling van het openbaar vervoer. Zijn er veilige fietsenstallingen ter beschikking? Let bij de keuze voor shuttlediensten op de ecoscore van de gebruikte voertuigen en stem af op de benodigde capaciteit.
  • Compenseer de impact van verplaatsingen
    - Compensatie kan gebeuren door de deelnemer zelf of door de organisator.
    - Indien u zelf wil compenseren, communiceer dit dan duidelijk en vooraf aan de deelnemers, zorg dat zij duidelijk kunnen aangeven hoeveel afstand zij hebben afgelegd en met welk vervoersmiddel

Algemeen mobiliteit:

Openbaar vervoer:

Links Fietsen:

Planning verplaatsingen van uit het buitenland:

Links autodelen en carpooling:

Terug naar index

LOCATIE

Beperk de ecologische impact van de locatie dankzij volgende tips. Bij de keuze van de locatie houdt u rekening met de bereikbaarheid (zie onderdeel mobiliteit) en de ecologische voetafdruk van het gebouw zelf. Zorg dat de capaciteit van het gebouw aansluit bij het verwachte aantal deelnemers en verspil geen energie door ruimtes ongebruikt te laten. Houd rekening met isolatie van gebouwen, hernieuwbare energie, energie-efficiëntie van elektrische apparaten, watergebruik, afvalbeheer en duurzame aankopen. Ga zeker na of er een milieubeheersysteem aanwezig is voor het beheer van het gebouw. Naast deze ecologische overwegingen zorgt u er eveneens voor dat de locatie toegankelijk is voor rolstoelgebruikers, blinden en slechtzienden. Eens de ruimte ter uw beschikking is waakt u over de toegankelijkheid van het gebouw door voldoende signalisatie en over een efficiënt energieverbruik op vlak van verlichting en verwarming, afvalophaling, de aankoop van materialen en diensten.

Links milieubeheersystemen:

Links energie efficiëntie:

Labels:

Links watergebruik:

Links duurzaam aankopen: zie verder

Terug naar index

COMMUNICATIE

Als organisator kan u de communicatie omtrent het event duurzaam maken en tegelijkertijd deelnemers sensibiliseren omtrent duurzaamheid. Sensibilisatie start in de uitnodiging en wordt ter plaatse verder uitgewerkt (tijdens de verwelkoming van deelnemers, in het gebouw zelf omtrent afval, water, energie, mobiliteit) en zelfs na het event door middel rapportering omtrent sociale en ecologische impact van het event. Wat betreft het verduurzamen van communicatie kan u volgende richtlijnen volgen:

  1. Op ecologisch vlak: digitaliseer, minimaliseer papierverbruik (recto-verso print, beperkte deelnemersmap), papierkeuze (chloorvrij gerecycleerd, grammage), keuze voor drukwerk (sociale en ecologische maatregelen binnen drukkerij op vlak van inkten, solventen, drukvoorbereiding, tewerkstelling van kansengroepen), vermijd grote kleurvlakken, verkies zwart-wit boven quadri kleurenprint, vermijd lamineren en vernissen van documenten, verzending (keuze enveloppes, preprinted adressen, lijmen van enveloppes of pakketten), zorg voor duurzame gadgets, promomaterialen en relatiegeschenken.
  2. Op sociaal vlak: zorg dat uw communicatie toegankelijk is voor blinden en slechtzienden en bewaak diversiteit zowel bij sprekers als ondersteunend personeel. Verzendingen kunnen worden uitbesteed aan sociale economie bedrijven.

Duurzame communicatie en marketing:

Labels diversiteit:

Ondernemingen in de sociale economie:

Toegankelijkheid communicatie:

Papier:

Terug naar index

CATERING

De belangrijkste ecologische impact in de voedselketen wordt veroorzaakt in de landbouw. Een duurzame catering begint dan ook met een goede keuze van voeding (bio, lokaal, fair trade, seizoensgebonden). Besteed extra aandacht aan vegetarische opties, beperk vlees en vermijd overbeviste vissoorten. Daarnaast houdt u ook rekening met de inspanningen van de cateraar zelf op vlak van energieverbruik, waterconsumptie, afvalbeheer, aankoopbeleid en sociale maatregelen op vlak van inschakeling van sociale economie, opleiding van personeel.

Algemeen

Biologische voeding:

Lokale voeding:

Seizoensgebonden producten:

Vlees:

Vis:

Fair Trade en duurzame handel:

Labels diversiteit:

Ondernemingen in de sociale economie:

Terug naar index

MATERIALEN

In essentie gaat het om duurzaam aankopen. Daarbij gelden volgende prioriteiten: vermijd aankopen indien mogelijk (huur eventueel), kies een lokale verdeler en geef voorrang aan sociale economie, ga na welke duurzame alternatieven er beschikbaar zijn op de markt. Houd bij de keuze van materiaal voor bijvoorbeeld stands of tijdelijke constructies rekening met duurzaamheid van het materiaal, energie- en waterverbruik, afvalbeheer,... Probeer gadgets te vermijden of zorg ervoor dat ze duurzaam en nuttig zijn voor de deelnemers. Voor de schoonmaak van het event kunnen ecologische reinigingsmiddelen worden gebruikt.

Duurzaam aankopen:

Labels

Database

Milieuzorg op beursstanden: OVAM - http://www.ovam.be/jahia/Jahia/pid/860?lang=null

Terug naar index

METEN EN COMPENSEREN

Vrijwillige compensatie van CO2 bestaat erin de broeikasgasemissies die veroorzaakt worden door bepaalde activiteiten te berekenen en in geldwaarde om te zetten en te investeren in projecten die de broeikasgasemissies voor een gelijkwaardig bedrag verminderen. Het begint dus bij het meten van uw ecologische impact: houd gegevens bij omtrent energieverbruik, verplaatsingen, aantal deelnemers. Op basis daarvan wordt de voetafdruk van het event berekend en gecompenseerd. Ook gegevens omtrent verbruik van water, papier en voeding kunnen worden opgenomen.Deze gegevens kunnen bovendien gebruikt worden om een evaluatie van het event te maken, om te communiceren aan de buitenwereld (in eerste plaats aan de deelnemers) en om een benchmark te bepalen.

Offsetting

Terug naar index