Bedrijfsevenement in aantocht? Houd hier rekening mee
Een ding is zeker. Als je van plan bent een bedrijfsevenement te plannen, dan begin je vroeg aan de voorbereiding. Hoe eerder je begint, hoe beter. Ervaren organisatoren van de grotere gala’s en conferenties beginnen al een half jaar van te voren met de organisatie. Voor jou als minder ervaren organisator van een wellicht iets kleiner bedrijfsevenement is het dus verstandig eenzelfde termijn aan te houden. Onze redactie ging op onderzoek en stelde 3 tips samen voor een bedrijfsevenement zonder zorgen.
Het doel
Voor je ook maar iets vastlegt verder, bepaal je altijd eerst het doel van het evenement. Geef antwoorden op vragen als waarom organiseer je dit bedrijfsevenement, wil je geld inzamelen, is het ter vergroting van de naamsbekendheid van het bedrijf of ter ere van een jubileum? Ook schat je in hoeveel mensen er kunnen komen. Vervolgens plan je een datum. Let daarbij goed op of er niet tegelijk een ander evenement in de buurt plaatsvindt.
Kostenindicaties
Dan is het zaak een locatie te vinden. Je kunt ook overwegen tenten te huren – check de verschillende aanbieders van tentenverhuur en ook tenten verkoop – afhankelijk van de ruimte en het aantal bezoekers dat je verwacht. Ook kun je vervolgens aan de slag gaan met de randvoorwaarden als de vergunning voor het schenken van alcohol, de catering en zaken als bijvoorbeeld een wifi voorziening. Handig is om in de voorbereiding een event (master)plan te maken. Zet elk detail, hoe onbelangrijk wellicht ook, op papier en vergeet geen enkel onderdeel. Behalve dat vraag je kostenindicaties aan. Wat betreft die kosten is het goed om op voorhand al rekening te houden met de catering voor je vrijwilligers, de kosten voor sprekers en eventueel vervoer van personeel.
Entertainment
Ook houd je rekening met de kosten voor de tent waarin het evenement plaats zal vinden, vergeet zeker de verzekeringen niet en houd er rekening mee dat je altijd te maken krijgt met op- en afbouwkosten. Houd ook altijd een bedrag vrij voor onvoorziene kosten. Ondertussen heb jij natuurlijk al een team om je heen verzameld met mensen die prima in staat zijn jou te helpen. Behalve sprekers gaat een teamlid zich ondertussen bezighouden met entertainment. Wacht hier overigens nooit te lang mee, want de betere entertainers worden tegenwoordig al vroeg geboekt. Wil je meer dan het budget dat je hebt toelaat? Overweeg dan sponsoren of partners te benaderen en vergeet vooral niet een website of een Facebook pagina te maken van je event.
– MPI
