Wordt jouw organisatie beter in plannen?
Je zou zeggen van wel, omdat je steeds meer inzicht en ervaring in het plannen van projecten en medewerkers krijgt. Maar hoe weet je dat zeker? In deze blog beschrijven we hoe je van jouw organisatie de planning performance kunt meten. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
Waarom de planning performance meten?
Omdat je grip wilt hebben op de bezetting van je medewerkers en het verloop van je projecten en activiteiten. Je wilt de benodigde uren zo goed mogelijk kunnen voorspellen en daar steeds beter in worden.
Het meten van de planning performance geeft bijvoorbeeld inzicht in:
- Welke onderdelen in de organisatie heel grillig zijn;
- Waarom sommige planners en projectmanagers moeite hebben met plannen;
- Welke soort projecten het meeste bijdraagt aan onzekerheid;
- Welke trend het plannen vertoont. Wordt het beter of slechter?
Met deze inzichten kun je besluiten om het bedrijf anders te organiseren. De uitvoering van grillige projecten kun je bijvoorbeeld in een aparte afdeling onderbrengen en de stabiele projecten in een afdeling waar je de bezetting optimaal kan bepalen.
Planners en projectmanagers die slecht zijn in plannen kun je gaan helpen om hun planningsvaardigheden te verbeteren. Kortom: het meten en verbeteren van de planning performance kan je bedrijf echt naar een niveau brengen.
Het berekenen van planning performance?
Om planning performance te berekenen moet je de werkelijk bestede uren gaan vastleggen. Anders heb je niets om mee te vergelijken. Verder drukken we de planning performance uit in een percentage. Als je 8 uur hebt gepland en ook 8 uur werkelijk hebt besteed, dan is de planning performance 8/8 = 100%. Bij 0 werkelijk bestede uren is de planning performance 0/8 = 0%. En tot slot bij een werkelijke besteding van 4 uur is de planning performance 4/8 = 50%.
Een voorbeeld om te laten zien waarom inzicht in de planning zo belangrijk is
Maar wat als je nu 8 uur gepland hebt waar 12 werkelijke uren tegenover staan? Je ligt dan 8 uur op schema volgens de projectplanning, maar je hebt 4 uur meer besteed. Hoe moet dit nu gewaardeerd worden?
Als we de uitgangspunten van de eerdere berekeningen hanteren, dan komen we uit op 12/8 = 150% performance. Dat is zeer discutabel. Je Als je het omdraait en de werkelijke uren als deler neemt, dan krijg je 8/12 = 67%. Echter, onnodige overschrijdingen bepalen dan of je wel of niet goed plant. Dat is niet terecht, dus deze berekening is ook discutabel.
De oplossing is dat je overschrijdingen moet aftoppen en dus niet moet laten meetellen. Je stelt simpelweg dat je alleen wilt weten of de geplande uren ook daadwerkelijk gemaakt zijn. Je kijkt dus welke uren conform de planning zijn. De planning performance is dan in onderstaande voorbeelden als volgt:
Rapportage van de planning performance
Voor de rapportage van de planning performance is het belangrijk dat je statistische relevantie bereikt. Je moet dus niet al te veel focus leggen op het detailniveau van een paar boekingen zoals in bovengenoemde voorbeelden. Je trekt dan mogelijk de verkeerde conclusies. Kijk dus vooral naar totalen per project, afdeling en medewerker.
Dit geldt ook voor de tijd. Kijk niet naar de planning performance van enkele dagen, maar kijk naar de trend in weken en maanden. Dat geeft helder aan of je beter of slechter wordt in plannen.
In onderstaande grafiek doen we een voorzet voor hoe je de planning performance zou kunnen weergeven. Met de blauwe lijn wordt de planning performance weergegeven. De groene staven geven de uren conform planning weer. Met de rode staven wordt het aantal uren buiten de planning weergegeven. Dit zijn bestede uren die dus niet gepland waren.
Conclusie
Inzicht in de planning performance kan hele interessante informatie opleveren. Als je bovenstaande grafiek bijvoorbeeld per afdeling, projectmanager of per planner kunt maken, dan heb je een heel krachtig analyse-instrument. Je kunt meteen zien hoe iedereen scoort en welke onderdelen aandacht behoeven.
De meeste mensen denken wel te weten hoe goed ze in plannen zijn, maar het is voornamelijk gebaseerd op het buikgevoel. Meten is weten en de cijfers laten de echte objectieve waarheid zien. Dat kan natuurlijk confronterend zijn dus is het belangrijk dat er een open sfeer is waarin iedereen zich kwetsbaar durft op te stellen.
Niet iedereen is een geboren planner. Voor een deel kun je het leren en voor een ander deel hangt het ook sterk samen met je karakter. In de blog “Welke Belbin teamrollen heeft een planner van projecten” beschrijven we de karaktereigenschappen van een typische planner in meer detail en gaan we ook in op planningsvaardigheden.
