Vermijd deze 5 valkuilen tijdens je ERP-implementatie
De implementatie van een ERP-systeem is een cruciale stap in de groei en efficiëntie van je organisatie. Geen wonder dus dat veel ondernemers hiermee bezig zijn. Toch gaan veel voordelen van ERP-systemen in de praktijk vaak verloren door een verkeerde implementatie. Je leest hier hoe je de 5 belangrijkste valkuilen vermijdt.
Starten zonder voldoende voorbereiding
Door enthousiasme en een flinke portie (sterke dosis) aanpakkersmentaliteit gaan veel kmo-ondernemers vaak snel van start met de implementatie van een ERP-systeem in hun organisatie. Daar is natuurlijk niets mis mee. Helaas zien we wel vaak in de praktijk dat stap 1 – een goede voorbereiding – daarmee soms (grotendeels) overgeslagen wordt.
Voordat je begint met de implementatie, is het namelijk belangrijk om rustig de huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Waar zitten de grootste inefficiënties? Wat zijn onze knelpunten? Waar maken we onnodig hoge kosten? Met workshops, interviews en procesanalyses weet je wat de meest kansrijke gebieden zijn waar het ERP-systeem impact kan hebben.
Stel dat je bijvoorbeeld een productiebedrijf hebt en ontdekt dat het handmatige orderverwerkingsproces onnodig veel tijd kost. Door dit te identificeren, kan je gericht zoeken naar een ERP-systeem waarmee je dit specifieke proces kunt automatiseren.
Gebrek aan duidelijke doelstellingen
Stel jezelf vooraf de vraag: wat willen we bereiken met de implementatie van een ERP-systeem? Door het gebrek aan duidelijke doelstellingen halen veel bedrijven in de praktijk namelijk niet alles uit ERP-systemen.
Bepaal dus vooraf wat je wilt bereiken met het systeem. Stel daarvoor concrete, meetbare doelstellingen op. Denk aan ‘verhogen van de omzet met X%’, ‘verminderen van voorraadskosten met X%’ of het verbeteren van de klanttevredenheid naar een NPS van X%’. Wanneer je doelstellingen meetbaar zijn, kan je ze gebruiken als leidraad tijdens het implementatieproces. Zo kan je bijvoorbeeld een specifieke KPI (Key Performance Indicator) vaststellen om de gemiddelde doorlooptijd te meten als graadmeter voor succes.
Verwaarlozing van training en ondersteuning
Het implementeren van nieuwe systemen draait om meer dan alleen techniek. Misschien een open deur. Toch trappen veel kmo-ondernemers in de praktijk in deze valkuil. Zo is er aan het begin van de implementatie veel aandacht voor de organisatieverandering. Denk aan trainingen, presentaties en workshops. Eenmaal geïmplementeerd verdwijnt het ‘nieuwe’ karakter van de verandering, en daarmee ook de aandacht voor de menselijke kant van de verandering.
Voldoende doorlopende trainingen en ondersteuning na de implementatie is in veel gevallen een randvoorwaarde om voordeel te halen uit alle functionaliteiten van het ERP-systeem. Een speciaal ondersteuningsteam dat praktische vragen van medewerkers beantwoordt, kan al voldoende zijn om grote problemen op tijd op te lossen. Ook zetten sommige organisaties een ‘train-de-trainer-programma’ op waarbij meer ervaren medewerkers worden opgeleid om hun collega’s te trainen en te ondersteunen tijdens het gebruik van het nieuwe systeem. Deze personen kunnen vervolgens zelf weer andere collega’s trainen.
Blindstaren op maatwerk
Maatwerkoplossingen maken ERP-systemen tot erg succesvolle oplossingen voor veel organisaties. Tegelijkertijd staren sommigen zich er soms blind op. Een compleet maatwerkpakket vereist namelijk een hoge investering, terwijl de uiteindelijke maatwerkfunctionaliteiten ook vaak met bestaande functionaliteiten van een ander ERP-systeem opgepakt kunnen worden. Bovendien is het onderhoud en upgraden vaak kostelijk.
Probeer in plaats daarvan je eerst te verdiepen in de standaardoplossingen, die eventueel geconfigureerd kunnen worden naar je specifieke eisen. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van configureerbare workflows binnen het ERP om aanpassingen te maken aan bestaande processen, zonder dat je hiervoor per se maatwerkontwikkeling moet gebruiken.
De belanghebbenden onvoldoende betrekken
Uiteindelijk beheer je het ERP-systeem samen met je team. De mate van succes hangt dus ook af van hoeveel mensen vanaf het begin betrokken zijn bij het implementatieproces. Denk hierbij aan werknemers, managers en IT-personeel. Maak voor de organisatie een lijst van de mensen die direct impact ondervinden van het nieuwe systeem.
Organiseer bijvoorbeeld regelmatig besprekingen met hen waarbij je ze update over de voortgang van de implementatie. Geef ze ook de ruimte om feedback te kunnen geven en eventuele zorgen te kunnen uiten. Dit creëert een gevoel van betrokkenheid en ownership bij het hele team.
Leg het fundament voor een succesvolle implementatie
Het vermijden van deze vijf veelvoorkomende fouten helpt bij een succesvolle ERP-implementatie voor je kmo-bedrijf. Door je goed voor te bereiden, duidelijke doelstellingen te stellen, te investeren in training en ondersteuning, maatwerkoplossingen te minimaliseren en belanghebbenden actief te betrekken, vergroot je direct de kans op een soepele en effectieve implementatie van je ERP-systeem.
